Avis préliminaire – Assemblée générale annuelle 2018

Avis préliminaire de convocation à la 29^e assemblée générale annuelle (AGA) de l’ACAF est par la présente donné, conformément à l’alinéa 9.13.1 du Règlement numéro 1.

L’AGA aura lieu :

Mercredi 7 novembre 2018 à 18 h
l’InterContinental Montréal
360 rue Saint-Antoine Ouest
Montreal (Québec) H2Y 3X4

Soumission de résolutions, de modifications aux règlements ou d’autres points

Tous les membres titulaires sont invités à soumettre des résolutions, des modifications aux règlements ou d’autres points pour fins de prise en considération par les membres à l’AGA.

Les projets de résolutions et de modifications doivent parvenir par courriel à information@acfo-acaf.com au plus tard le 18 septembre 2018, soit 50 jours avant l’AGA, conformément au sous-alinéa 17.2.1 a) du Règlement numéro 1.

Soumission de candidature de vérificateurs

Tous les membres titulaires sont invités à soumettre la candidature de vérificateurs. Conformément à l’alinéa 16.1.1 du Règlement numéro 1, ces vérificateurs sont « chargés de vérifier les comptes (y compris les états financiers) de l’Association et d’en faire rapport à l’AGA. Le vérificateur ainsi nommé reste en fonction jusqu’à la fin de l’AGA suivante et, s’il n’y a pas d’autre nomination, il reste en fonction jusqu’à ce qu’un successeur lui soit nommé. »

Les candidatures de vérificateurs doivent être présentées par courriel à information@acfo-acaf.com au plus tard le 18 septembre 2018.

Consultation des règlements de l’ACAF

Les membres peuvent consulter les règlements de l’ACAF sur le site web de l’ACAF.

Consultation de la trousse d’information de l’AGA

Des exemplaires du rapport annuel, du budget, des résolutions pour fins de prise en considération et de la procédure de vote seront mis à la disposition des membres par voie électronique d’ici le 21 octobre 2018, soit 21 jours avant l’AGA, conformément au sous-alinéa 17.2.1 b) du Règlement numéro 1.

Élection

À l’AGA de 2018, il y aura élection à une poste du Conseil d’administration :

• Une poste d’administrateur(trice)

Conformément à l’alinéa 6.3.1 du Règlement numéro 1 :

« Pour être éligible à un poste d’administrateur, il faut être membre titulaire et avoir été membre titulaire en règle de l’Association pour une période d’au moins deux (2) ans consécutifs. »

Les candidatures au poste de administrateur(trice) doivent être présentées par courriel à information@acfo-acaf.com au plus tard le 18 septembre 2018.

• Obligations et responsabilités de l’administrateur(trice) de l’ACAF
• Modèle de lettre de mise en candidature (.pdf)

Présence à l’AGA

La date et l’endroit de l’AGA 2018 ont été établis de manière à coïncider avec le programme d’échange à Montréal. Si vous comptez assister à l’AGA à Montréal, vous devez confirmer votre présence par courriel à events@acfo-acaf.com ou par téléphone au numéro sans frais 1-877-728-0695 (poste 247) ou au numéro local 613-728-0695. Le souper sera servi, donc veuillez indiquer toute restriction alimentaire.

Renseignements supplémentaires

Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires ou d’aide concernant l’une ou l’autre des questions ci-dessus, veuillez communiquer avec la directrice administrative de l’ACAF, Catherine Larrivée, par courriel à clarrivee@acfo-acaf.com ou par téléphone au numéro sans frais 1-877-728-0695 (poste 224) ou au numéro local 613-728-0695.