Le courriel est devenu un outil de communication au travail essentiel, mais, mal utilis\u00e9, il peut entra\u00eener des situations probl\u00e9matiques. Il arrive que des FI communiquent avec moi ou des coll\u00e8gues pour nous exposer des probl\u00e8mes occasionn\u00e9s \u2013 ou exacerb\u00e9s \u2013 par une mauvaise communication ou d\u2019autres violations \u00e0 l\u2019\u00e9tiquette du courriel. De fait, la mauvaise utilisation du courriel peut non seulement vous cr\u00e9er des probl\u00e8mes au travail, mais aussi ternir votre image et celle de votre minist\u00e8re.<\/p>\n
C\u2019est dans ce contexte que je veux partager avec vous quelques astuces que vous pouvez appliquer pour am\u00e9liorer vos communications d\u2019ordre professionnel par courriel. Certaines semblent probablement une simple question de logique, mais il convient de les garder \u00e0 l\u2019esprit. Proc\u00e9dons \u00e9tape par \u00e9tape.<\/p>\n
Le courriel est con\u00e7u de sorte que l\u2019adresse de courriel de votre destinataire soit la premi\u00e8re chose que vous \u00e9crivez lorsque vous voulez envoyer un message par courriel. Toutefois, cette proc\u00e9dure n\u2019est pas n\u00e9cessairement la bonne \u00e0 suivre. Voici pourquoi\u00a0: une fois l\u2019adresse de courriel de votre destinataire saisie, si vous cliquez sur \u00ab\u00a0Envoyer\u00a0\u00bb, accidentellement ou non, votre message sera envoy\u00e9, qu\u2019il soit complet ou non. C\u2019est pourquoi je vous sugg\u00e8re d\u2019ajouter l\u2019adresse de courriel de votre destinataire apr\u00e8s avoir achev\u00e9 le message et v\u00e9rifi\u00e9 que tout est en ordre. Cela vous aidera aussi \u00e0 contre-v\u00e9rifier l\u2019adresse de courriel afin d\u2019\u00e9viter d\u2019envoyer votre message \u00e0 la mauvaise personne ou qu\u2019il ne se rende jamais \u00e0 destination.<\/p>\n
\u00c0 propos de destinataires, vous devez faire preuve de prudence lorsque vous avez recours aux Cc et Cci. Les adresses que vous tapez dans le champ \u00ab\u00a0\u00c0\u00a0\u00bb sont celles des personnes que vous voulez voir prendre des mesures, mais celles que vous tapez dans le champ Cci sont celles des personnes qui, selon vous, doivent prendre note du message, sans n\u00e9cessairement agir. Avant d\u2019ajouter des coll\u00e8gues \u00e0 votre liste de Cc, demandez-vous s\u2019il y a lieu de le faire. Utilisez la fonction Cci uniquement lorsque vous ne voulez pas que d\u2019autres personnes voient \u00e0 qui d\u2019autre le courriel a \u00e9t\u00e9 envoy\u00e9.<\/p>\n
De m\u00eame, lorsque vous r\u00e9pondez \u00e0 un courriel, utilisez la fonction \u00ab\u00a0R\u00e9pondre \u00e0 tous\u00a0\u00bb uniquement si vous estimez que toutes les personnes figurant dans la liste ont besoin de recevoir le courriel. \u00c9vitez d\u2019encombrer les bo\u00eetes de r\u00e9ception d\u2019autrui de communications non sollicit\u00e9es.<\/p>\n
La ligne de mention d\u2019objet est cens\u00e9e donner au destinataire une id\u00e9e du contenu de votre courriel. De fait, la plupart des gens parcourent rapidement leurs bo\u00eetes de r\u00e9ception et choisissent les messages \u00e0 ouvrir en fonction de la ligne de mention d\u2019objet. Il est donc important que la ligne de mention d\u2019objet reste br\u00e8ve et refl\u00e8te bien le message que vous voulez communiquer.<\/p>\n
Cela \u00e9tant dit, vous devez \u00e9viter d\u2019utiliser la ligne de mention d\u2019objet comme un message texte. Il m\u2019arrive de constater que quelqu\u2019un a tap\u00e9 la totalit\u00e9 du courriel dans la ligne de mention d\u2019objet et n\u2019a rien inscrit dans le corps du courriel. C\u2019est non seulement contrariant, mais cela peut aussi \u00eatre consid\u00e9r\u00e9 comme de la paresse. Si votre courriel est assez court pour \u00eatre ins\u00e9r\u00e9 dans la ligne de mention d\u2019objet, il conviendrait peut-\u00eatre mieux de recourir \u00e0 une conversation de vive voix ou \u00e0 un appel t\u00e9l\u00e9phonique pour communiquer votre message.<\/p>\n
\u00c9tant donn\u00e9 que la salutation est le premier mot de votre courriel, elle doit \u00eatre polie et professionnelle afin de capter l\u2019attention de votre lecteur ou lectrice. Il est recommand\u00e9 d\u2019utiliser \u00ab\u00a0Bonjour\u00a0\u00bb, suivi du pr\u00e9nom du destinataire. Pour donner un caract\u00e8re plus officiel, vous pouvez utiliser \u00ab\u00a0Monsieur\/Madame\u00a0\u00bb. Des salutations comme \u00ab\u00a0Salut\u00a0\u00bb ou \u00ab\u00a0Allo\u00a0\u00bb sont r\u00e9serv\u00e9es aux amis et aux membres de la famille. De m\u00eame, vous ne devez pas utiliser de surnom ou d\u2019abr\u00e9viation du pr\u00e9nom (par exemple, Rob au lieu de Robert), \u00e0 moins que vous n\u2019ayez \u00e9t\u00e9 autoris\u00e9 \u00e0 le faire.<\/p>\n
En outre, veillez \u00e0 bien orthographier le nom du destinataire. Une erreur, m\u00eame de bonne foi, commise dans le nom d\u2019une personne pourrait \u00eatre consid\u00e9r\u00e9e comme une attaque personnelle par le destinataire, ce qui donnerait un ton n\u00e9gatif au courriel avant m\u00eame d\u2019en avoir abord\u00e9 le fond.<\/p>\n
Vu que la fa\u00e7on de communiquer est aussi importante que le message lui-m\u00eame, voici quelques points dont vous devez vous rappeler en composant le corps de votre courriel afin de garantir que le message et le ton passent bien.<\/p>\n
Vous devez utiliser un langage clair et concis pour \u00e9viter la confusion et des va-et-vient inutiles. Dans une communication indirecte comme le courriel, il est difficile de dissiper les malentendus et il faut parfois de longs \u00e9changes de messages pour se faire comprendre.<\/p>\n
De m\u00eame, vous devez vous en tenir \u00e0 un sujet par courriel afin de faciliter le suivi d\u2019une conversation sur un sujet particulier. Lorsque vous abordez un sujet dans divers \u00e9changes de courriels comportant des lignes de mention d\u2019objet diff\u00e9rentes, il devient difficile d\u2019en assurer le suivi. Par exemple, n\u2019abordez par dans le m\u00eame courriel des sujets comme les cong\u00e9s de maladie, les mises \u00e0 jour concernant le projet X et la r\u00e9troaction sur un nouveau syst\u00e8me de paye.<\/p>\n
Il est \u00e9galement recommand\u00e9 de conserver un ton amical et d\u2019\u00e9viter d\u2019envoyer des messages \u00e9motifs. C\u2019est d\u2019autant plus important si vous \u00eates en col\u00e8re contre votre sup\u00e9rieur ou qu\u2019une situation vous rend malheureux ou malheureuse. Tentez de rester calme et de vous abstenir d\u2019utiliser les majuscules et les points de ponctuation multiples pour montrer combien votre col\u00e8re est grande.<\/p>\n
Dans la m\u00eame veine, vous devez vous abstenir de recourir \u00e0 l\u2019humour et au sarcasme parce qu\u2019ils peuvent facilement se perdre dans l\u2019interpr\u00e9tation sans le bon ton et la bonne expression faciale, ce qui peut avoir des cons\u00e9quences ind\u00e9sirables.<\/p>\n
Enfin, si vous communiquez souvent avec quelqu\u2019un, vous devez vous adapter \u00e0 son style et \u00e0 son ton. Par exemple, si cette personne vous envoie de brefs courriels, cela peut signifier qu\u2019elle est occup\u00e9e; ne lui envoyez donc pas de longs courriels \u00e0 moins que ce ne soit absolument n\u00e9cessaire. S\u2019il vous faut envoyer un long courriel, ne manquez pas d\u2019y inclure un bref sommaire.<\/p>\n
Outre le langage et le ton, il y a d\u2019autres trucs et astuces \u00e0 garder \u00e0 l\u2019esprit pour am\u00e9liorer vos courriels.<\/p>\n
Accordez \u00e0 vos courriels une haute priorit\u00e9 uniquement lorsqu\u2019il y a vraiment urgence. En utilisant trop souvent cette fonction, celle-ci pourrait perdre de sa valeur et peu de personnes prendront vos messages au s\u00e9rieux. Pour \u00e9viter cela, captez l\u2019attention de votre destinataire en choisissant une ligne de mention d\u2019objet accrocheuse.<\/p>\n
\u00c9vitez de formater votre message en utilisant des polices sp\u00e9ciales que vous n\u2019utiliseriez pas dans une lettre ordinaire. Le destinataire ne dispose peut-\u00eatre pas d\u2019un syst\u00e8me capable d\u2019afficher le message tel qu\u2019il appara\u00eet sur le v\u00f4tre. Dans toute la mesure du possible, utilisez des polices classiques comme Times New Roman et Arial. Vous devez aussi recourir \u00e0 des paragraphes pour organiser vos id\u00e9es dans votre courriel.<\/p>\n
Il est fortement recommand\u00e9 de r\u00e9viser et de relire votre courriel avant de l\u2019envoyer. De toute \u00e9vidence, si vous envoyez un courriel rempli de fautes d\u2019orthographe et d\u2019un langage peu soign\u00e9, son destinataire pourrait juger que vous manquez de professionnalisme et que vous \u00eates n\u00e9gligent. Cela pourrait aussi ternir l\u2019image de votre minist\u00e8re.<\/p>\n
De m\u00eame, vous devez \u00e9viter d\u2019utiliser l\u2019argot internet et les abr\u00e9viations textos dans un courriel professionnel, \u00e0 moins que vous n\u2019entreteniez une relation informelle avec le destinataire. Par exemple, utilisez \u00ab\u00a0d\u00e8s que possible\u00a0\u00bb au lieu de\u00a0\u00ab\u00a0DQP\u00a0\u00bb et \u00ab\u00a0mise \u00e0 jour\u00a0\u00bb au lieu de \u00ab\u00a0MAJ\u00a0\u00bb.<\/p>\n
Si vous joignez un document \u00e0 votre courriel, vous devez toujours le mentionner afin que votre destinataire ne l\u2019oublie pas. Par exemple\u00a0: \u00ab\u00a0J\u2019ai joint un rapport pour janvier. Je vous serais reconnaissant d\u2019en prendre connaissance et de me faire savoir si j\u2019ai oubli\u00e9 quelque chose.\u00a0\u00bb Ou encore, si vous faites mention d\u2019une pi\u00e8ce jointe dans votre courriel, assurez-vous de ne pas oublier de la joindre.<\/p>\n
Enfin, rappelez-vous que la confidentialit\u00e9 ne peut pas \u00eatre absolument garantie, car votre employeur peut juger bon de lire l\u2019information envoy\u00e9e au moyen de son r\u00e9seau \u00e9lectronique. Par cons\u00e9quent, vous devez \u00e9viter d\u2019envoyer des renseignements personnels de ou \u00e0 votre lieu de travail m\u00eame si votre destinataire est quelqu\u2019un avec qui vous entretenez une relation \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur du travail. En outre, les courriels du gouvernement du Canada sont assujettis \u00e0 la loi sur l\u2019acc\u00e8s \u00e0 l\u2019information et peuvent devenir du domaine public comme partie int\u00e9grante d\u2019une demande de renseignements de la part d\u2019un journaliste ou d\u2019un chercheur.<\/p>\n
La fa\u00e7on de conclure un courriel ou toute autre conversation influe sur l\u2019impression que le destinataire gardera de vous. Il est donc recommand\u00e9 de terminer par une formule de courtoisie qui correspond au ton et au contenu de votre courriel. En voici quelques-unes que vous pouvez adopter\u00a0:<\/p>\n
Courriels professionnels d\u2019ordre g\u00e9n\u00e9ral :<\/strong><\/p>\n Amiti\u00e9s\/Toutes mes amiti\u00e9s Des formules informelles peuvent aussi \u00eatre utilis\u00e9es :<\/strong><\/p>\n Merci Il est aussi recommand\u00e9 d\u2019ajouter une signature \u00e0 la fin de votre courriel. Votre destinataire peut ainsi en savoir davantage sur vous et avoir vos coordonn\u00e9es. La signature comprend habituellement votre nom, votre poste, votre organisation et vos coordonn\u00e9es. La plupart des organisations ont une politique relative \u00e0 la signature des courriels; ne manquez pas de v\u00e9rifier celle de votre employeur. Par exemple\u00a0:<\/p>\n Mathieu Delorme En dernier lieu, vous devez rev\u00e9rifier de nouveau votre courriel avant de cliquer sur \u00ab\u00a0Envoyer\u00a0\u00bb. Personne n\u2019aime, apr\u00e8s avoir envoy\u00e9 un courriel, se rendre compte qu\u2019il ou elle a oubli\u00e9 un point ou n\u2019a pas joint un document. \u00a0<\/strong><\/p>\n J\u2019esp\u00e8re que ces astuces vous aideront \u00e0 \u00e9viter des probl\u00e8mes inutiles en milieu de travail. Comme toujours, cependant, si vous \u00eates aux prises avec un probl\u00e8me au travail, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 communiquer avec nous \u00e0 labourrelations@acfo-acaf.com<\/a>.<\/p>\n <\/p>\n Mathieu Delorme Le courriel est devenu un outil de communication au travail essentiel, mais, mal utilis\u00e9, il peut entra\u00eener des situations probl\u00e9matiques. […]<\/p>\n","protected":false},"author":0,"featured_media":1115,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[16],"tags":[],"class_list":["post-3489","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blogue-des-relations-de-travail"],"acf":{"categories":[16],"groups":false,"canBeFeatured":false},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.acfo-acaf.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3489","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.acfo-acaf.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.acfo-acaf.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.acfo-acaf.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3489"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.acfo-acaf.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3489\/revisions"}],"acf:term":[{"embeddable":true,"taxonomy":"category","href":"https:\/\/www.acfo-acaf.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories\/16"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.acfo-acaf.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1115"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.acfo-acaf.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3489"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.acfo-acaf.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3489"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.acfo-acaf.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3489"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}
\nVeuillez agr\u00e9er l\u2019expression de mes sentiment distingu\u00e9s
\nCordialement
\nBien \u00e0 vous\/Meilleurs v\u0153ux\/Meilleures salutations<\/p>\n
\nPassez une belle journ\u00e9e\/ un beau week-end\/ un beau cong\u00e9
\nBonne journ\u00e9e\/\u00a0Bonne soir\u00e9e<\/p>\n
\nConseiller en relations de travail\/ Labour Relations Advisor
\nAssociation canadienne des agents financiers\/ Association of Canadian Financial Officers
\n400 – 2725\u00a0Prom. Queensview Dr. \u2013\u00a0Ottawa, ON \u2013 K2B 0A1
\nT\u00e9l.\/ Tel. :\u00a0613-728-0695 ext. 244\u00a0\u2013T\u00e9l\u00e9copieur\/ Fax:\u00a0613-761-9568
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\nConseiller en relations de travail<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"