Avis préliminaire de convocation à la 28^e assemblée générale annuelle (AGA) de l’ACAF est par la présente donné, conformément à l’alinéa 9.13.1 du Règlement numéro 1. L’AGA aura lieu :

Jeudi 23 novembre 2017 à 18 h Hilton Lac Leamy 3 Boulevard du Casino Gatineau (Québec) J8Y 6X4

Soumission de résolutions, de modifications aux règlements ou d’autres points

Tous les membres titulaires sont invités à soumettre des résolutions, des modifications aux règlements ou d’autres points pour fins de prise en considération par les membres à l’AGA. Les projets de résolutions et de modifications doivent parvenir par courriel à information@acfo-acaf.com au plus tard le 4 octobre 2017, soit 50 jours avant l’AGA, conformément au sous-alinéa 17.2.1 a) du Règlement numéro 1.

Soumission de candidature de vérificateurs

Tous les membres titulaires sont invités à soumettre la candidature de vérificateurs. Conformément à l’alinéa 16.1.1 du Règlement numéro 1, ces vérificateurs sont « chargés de vérifier les comptes (y compris les états financiers) de l’Association et d’en faire rapport à l’AGA. Le vérificateur ainsi nommé reste en fonction jusqu’à la fin de l’AGA suivante et, s’il n’y a pas d’autre nomination, il reste en fonction jusqu’à ce qu’un successeur lui soit nommé. » Les candidatures de vérificateurs doivent être présentées par courriel à information@acfo-acaf.com au plus tard le 4 octobre 2017.

Consultation des règlements de l’ACAF

Les membres peuvent consulter les règlements de l’ACAF sur le site web de l’ACAF.

Consultation de la trousse d’information de l’AGA

Des exemplaires du rapport annuel, du budget, des résolutions pour fins de prise en considération et de la procédure de vote seront mis à la disposition des membres par voie électronique d’ici le 2 novembre 2017, soit 21 jours avant l’AGA, conformément au sous-alinéa 17.2.1 b) du Règlement numéro 1.

Élection

À l’AGA de 2017, il y aura élection à trois postes du Conseil d’administration :

• Trois postes d’administrateur(trice)

Conformément à l’alinéa 6.3.1 du Règlement numéro 1 : « Pour être éligible à un poste d’administrateur, il faut être membre titulaire et avoir été membre titulaire en règle de l’Association pour une période d’au moins deux (2) ans consécutifs. » Les candidatures au poste de président du Conseil doivent être présentées par courriel à information@acfo-acaf.com au plus tard le 4 octobre 2017.

• Obligations et responsabilités de l’administrateur(trice) de l’ACAF (.pdf)
• Modèle de lettre de mise en candidature (.pdf)

Présence à l’AGA

Si vous comptez assister à l’AGA à Gatineau, vous devez confirmer votre présence à Nikki Gadoury par courriel à ngadoury@acfo-acaf.com ou par téléphone au numéro sans frais 1-877-728-0695 (poste 247) ou au numéro local 613-728-0695. Le souper sera servi, donc veuillez indiquer toute restriction alimentaire.

Renseignements supplémentaires

Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires ou d’aide concernant l’une ou l’autre des questions ci-dessus, veuillez communiquer avec la directrice administrative de l’ACAF, Catherine Larrivée, par courriel à clarrivee@acfo-acaf.com ou par téléphone au numéro sans frais 1-877-728-0695 (poste 224) ou au numéro local 613-728-0695.